Etika Mengirim Email

Saat ini sudah hampir semua orang akrab dengan mengirim email. Apalagi kalau anda bekerja pastinya setiap hari sudah banyak sekali email yang harus anda baca. Ada hal-hal yang harus diperhatikan dalam ber-email, etika yang tidak tertulis ini kadang suka terlupakan. Simak hal-hal berikut ini:

Jangan selalu ‘Reply All’

Orang-orang akan sangat terganggu bila percakapan yang anda kirim tidak berhubungan dengan mereka. Seleksilah orang-orang siapa saja yang akan anda kirim, pikirkanlah apakah mereka juga ada hubungannya dengan topic pembicaraan anda.

 

Bcc: blind carbon copy

Memang fitur Bcc sangat bermanfaat bila anda harus mengirim email massa dan tetap ingin menjaga privasi data orang lain. Tetapi jangan gunakan Bcc untuk hal-hal yang tidak baik, karena kalau salah pencet bisa runyam masalahnya. Misalkan anda mengemail sesuatu ke A, tapi anda ingin juga B tau situasi ini sehingga anda Bcc email tersebut juga ke B (tanpa sepengetahuan si A). Kalau B salah pencet dan me-reply all, maka si A pun akan turut mendapat email tersebut.

 

Jangan memaki dalam email

Email adalah dokumen resmi yang bisa dengan mudah di beberkan ke orang lain, dengan fitur forward, atau copy. Jangan memaki dengan menggunakan tanda seperti %*@*$&@# karena ini diartikan juga sebagai kata-kata kasar.

 

Gunakan tata bahasa yang baik

Terutama untuk percakapan dalam situasi kerja dan profesional. Jangan malas untuk mengetik dengan huruf kapital untuk setiap awal kalimat.

 

Balas email

Jangan menunda membalas email, terutama untuk masalah pekerjaan dan bisnis. Email sudah dianggap media komunikasi yang harus dibaca dan dibalas dalam waktu yang cepat. Jangan lupa untuk mengecek Spam Email, karena terkadang ada email penting yang nyasar ke sana.

 

Hindari huruf kapital penuh dalam satu kalimat.

Ini mengartikan anda berteriak dan marah. Hati-hati dengan tombol CapsLock di komputer anda. Kalau anda hendak menekankan sesuatu, lebih baik pilih garis bawah atau diapit tanda kutip “ atau tanda bintang *.

 

Jangan mengirim email tidak penting dalam volume besar

Memang kadang kita suka ingin kirim gambar atau video lucu, tetapi tidak perlu mengirim misalnya 11 gambar kucing lucu dalam volume besar, sehingga rekan anda harus memakan 10 menit untuk men-download.

 

Alamat email yang imut-imut

Pilih nama anda sebagai alamat email, apalagi untuk urusan kerja dan bisnis. Jangan memilih alamat email yang imut-imut, vulgar, ataupun aneh. Untuk email profesional jangan lupa bubuhkan tanda tangan email anda berupa: nama lengkap, jabatan, alamat kantor, nomor telepon.